Внедрение КЭДО в Битрикс24 под ключ

Переведите кадровый документооборот в электронный формат. Настроим КЭДО в Битрикс24, подключим электронную подпись, создадим маршруты согласования и организуем интеграцию с 1С.

Система поможет кадровой службе быстрее создавать файлы, отправлять их на подписание и контролировать выполнение каждой задачи. Руководители смогут видеть актуальные статусы, а работники — получать кадровые материалы дистанционно через компьютер или мобильное приложение.

Что входит в проект:

• анализ действующих процессов;
• настройка системы и прав доступа;
• подключение провайдера электронной подписи;
• создание шаблонов;
• автоматизация согласований;
• подключение Госключа;
• интеграция с 1С;
• обучение пользователей;
• техническая поддержка после запуска.

[Получить расчёт стоимости]

Что такое КЭДО и как работает система

КЭДО — это кадровый электронный документооборот. Он позволяет работодателю и работникам обмениваться юридически значимыми файлами без постоянного использования бумаги.

Кадровый специалист создаёт нужный файл, выбирает получателя и запускает процесс согласования. Сервис отправляет уведомления участникам, фиксирует действия и показывает текущий статус. После проверки материалы передаются на электронное подписание.

Вместо ручной передачи через офис или почту компания получает единый цифровой процесс. В нём можно контролировать заявления, приказы, уведомления, соглашения и другие кадровые материалы.

КЭДО особенно полезен организациям, у которых:

• большое количество работников;
• есть удалённые команды;
• работают филиалы;
• часто создаются типовые файлы;
• кадровая служба выполняет много ручных операций;
• нужно контролировать сроки согласования;
• используются 1С, CRM и другие корпоративные сервисы.

Система помогает не только заменить бумагу. Она создаёт понятный порядок работы, в котором у каждого участника есть своя задача, срок и уровень доступа.

Какие задачи решает электронный документооборот

Основная задача КЭДО — ускорить взаимодействие между кадровой службой, руководителем и работником. Система сокращает количество повторяющихся операций и помогает получать информацию без поиска по папкам, письмам и таблицам.

После внедрения компания может:

• создавать файлы по утверждённым шаблонам;
• отправлять их одному человеку или группе;
• настраивать порядок согласования;
• назначать ответственных;
• получать уведомления о новых действиях;
• контролировать сроки;
• подключать автоматические напоминания;
• хранить историю операций;
• работать с электронной подписью;
• получать данные из 1С;
• запускать массовое подписание;
• формировать задачи для участников процесса.

Например, после создания приказа сервис может направить его руководителю, затем отправить работнику и сохранить итоговую версию после подписания. Если участник не выполнил действие вовремя, система автоматически напомнит ему или поставит задачу ответственному.

Такой подход помогает кадровой службе экономить время и снижать количество ошибок. Руководитель получает возможность контролировать процесс без звонков и переписки.

Какие кадровые документы можно перевести в КЭДО

В электронный формат можно перевести большинство регулярных кадровых операций. Точный перечень зависит от внутренних правил организации, категорий работников и требований законодательства.

Некоторые кадровые материалы нельзя полностью перевести в цифровой формат. Поэтому перед запуском нужно проверить каждый сценарий и определить, какой вид подписи подходит для конкретного случая.

Мы анализируем действующий порядок работы, разделяем бумажные и электронные процессы и создаём схему перехода. Компания заранее понимает, какие операции можно автоматизировать, а какие необходимо оставить без изменений.

Подписание через электронную подпись и Госключ

Для работы с КЭДО необходимо выбрать способ электронной подписи. Один из вариантов — использование приложения «Госключ».

Типовой сценарий выглядит следующим образом:

1. Кадровый специалист создаёт файл в системе или получает его из 1С.
2. Сервис запускает настроенный маршрут.
3. Руководитель проверяет информацию.
4. После согласования материал отправляется работнику.
5. Работник получает уведомление.
6. Пользователь открывает приложение и подтверждает действие.
7. Система получает результат.
8. Итоговый файл сохраняется вместе с историей операций.

Для каждого типа материалов можно настраивать отдельный маршрут. Например, трудовой договор сначала проверяет HR-специалист, затем руководитель подразделения, после чего его подписывает работник.

Компания также может подключать массовые сценарии. Они подходят для ознакомления с локальными актами, изменения внутренних правил или отправки одинаковых уведомлений большой группе пользователей.

При выборе провайдера учитываются стоимость, доступные типы подписи, возможности интеграции и требования к хранению данных. Мы помогаем сравнить варианты, подключить подходящий сервис и проверить работу на тестовой группе.

Интеграция КЭДО с 1С и другими сервисами

Если кадровый учёт ведётся в 1С, между системами можно настроить обмен. Коннектор передаёт необходимые сведения и помогает не создавать одинаковую информацию вручную в нескольких программах.

Интеграция может выполнять следующие задачи:

• получать сведения о работниках;
• передавать подготовленные файлы;
• запускать процесс согласования;
• возвращать подписанные версии;
• обновлять статусы;
• синхронизировать реквизиты;
• создавать автоматические действия;
• передавать данные для дальнейшей обработки.

Перед подключением мы проверяем конфигурацию 1С, версии программ и доступные методы обмена. Затем определяем, какие данные нужно передавать и какая система будет основным источником информации.

Стандартный коннектор подходит не для каждого процесса. Если его возможностей недостаточно, можно создать дополнительную интеграцию. Например, после оформления кадрового события в 1С автоматически запускается нужный маршрут, а итоговый файл возвращается обратно.

КЭДО также можно связать с CRM, корпоративным сайтом, внутренними приложениями и другими информационными системами. Состав подключения зависит от инфраструктуры клиента и поставленных задач.

Этапы внедрения КЭДО

Внедрение начинается не с подключения сервиса, а с изучения действующей работы. Это помогает избежать лишних настроек и создать решение, которое будет удобно кадровой службе и пользователям.

1. Анализ

Изучаем структуру организации, используемые программы, виды материалов и участников процессов. Определяем, где возникают задержки и какие операции нужно автоматизировать.

2. Проектирование

Создаём схему будущей системы. Описываем роли, маршруты, права доступа, уведомления, правила хранения и способы подписания.

3. Подключение провайдера

Помогаем выбирать подходящий сервис электронной подписи. Получаем необходимые параметры и проверяем техническую возможность подключения.

4. Настройка

Создаём шаблоны, маршруты, автоматические задачи и уведомления. Настраиваем доступ для кадровой службы, руководителей и остальных пользователей.

5. Интеграция

Подключаем 1С и другие корпоративные системы. Настраиваем коннектор и проверяем корректность передачи данных.

6. Тестирование

Запускаем систему на небольшой группе. Проверяем создание, передачу, получение и подписание каждого типа материалов.

7. Обучение

Показываем администраторам, как настраивать процессы, а пользователям — как открывать и подписывать полученные файлы.

8. Переход

Подключаем остальные подразделения и переносим утверждённые сценарии в рабочую среду.

После запуска мы продолжаем помогать клиенту: исправляем найденные ошибки, добавляем новые маршруты и адаптируем решение под изменения в компании.

Преимущества КЭДО для компании

КЭДО помогает ускорить кадровую работу и сделать её прозрачной. У каждого действия появляется статус, срок и ответственный участник.

Компания получает следующие преимущества:

• меньше расходов на печать и хранение бумаги;
• быстрое взаимодействие с удалёнными работниками;
• единый порядок согласования;
• контроль незавершённых операций;
• автоматические уведомления;
• сокращение ручного ввода;
• доступ к информации с компьютера и телефона;
• возможность масштабировать систему;
• снижение нагрузки на кадровую службу;
• интеграцию с корпоративными программами.

Особенно большой эффект заметен в организациях с филиалами и распределёнными командами. Работнику не нужно приезжать в офис только ради подписи. Руководителю не нужно уточнять статус у кадрового специалиста — информация отображается в системе.

Автоматизация также помогает снизить зависимость от отдельных работников. Настроенный процесс продолжает работать по единым правилам, даже если меняются ответственные сотрудники.

Что входит в услугу внедрения

Мы настраиваем не отдельную функцию, а полноценный рабочий процесс. Состав проекта определяется после анализа задач клиента.

В услугу могут входить:

• аудит кадровых процессов;
• подготовка схемы перехода;
• настройка сервиса;
• подключение провайдера;
• получение и установка API-параметров;
• создание шаблонов;
• настройка маршрутов;
• разработка автоматических задач;
• подключение уведомлений;
• интеграция с 1С;
• настройка коннектора;
• разграничение прав;
• тестовый запуск;
• обучение кадровой службы;
• подготовка инструкций;
• сопровождение после запуска.

До начала работ мы фиксируем объём, сроки и результат каждого этапа. Клиент понимает, какие функции будут подключены, какие процессы изменятся и что потребуется от его команды.

Итогом становится готовая система, в которой можно создавать, согласовывать, подписывать и хранить кадровые материалы.

Стоимость и ответы на частые вопросы

Стоимость зависит от количества работников, видов файлов, сложности маршрутов и числа подключаемых систем. Для оценки нам нужно получить информацию о действующих процессах и требуемой автоматизации.

Сколько занимает внедрение?

Простой пилот можно запустить быстрее комплексного проекта для нескольких филиалов. Точный срок определяется после обследования.

Можно ли начать с одного процесса?

Да. Например, сначала можно настроить заявления на отпуск или ознакомление с внутренними актами, а затем подключать остальные сценарии.

Обязательно ли использовать Госключ?

Нет. Способ подписания выбирают с учётом задач, законодательства и доступных провайдеров.

Можно ли подключить 1С?

Да. Мы проверим используемую конфигурацию и предложим стандартный коннектор или индивидуальную интеграцию.

Подходит ли решение для удалённых работников?

Да. Пользователь может получать уведомления и выполнять необходимые действия дистанционно.

Можно ли настроить подписание для большой группы?

Да. КЭДО позволяет отправлять одинаковые материалы нескольким работникам и контролировать результат по каждому получателю.

Оставьте заявку, чтобы получить предварительную оценку, план перехода и расчёт стоимости.

[Рассчитать проект]

TITLE: Внедрение КЭДО в Битрикс24 — настройка и интеграция с 1С

DESCRIPTION: Внедрим КЭДО в Битрикс24: настроим электронный кадровый документооборот, подпись через Госключ, автоматизацию и интеграцию с 1С.

URL: `/bitrix24/kedo/`